Bra att tänka på – offentlig upphandling i skuggan av corona

Coronaviruset och covid-19 har drabbat många branscher. Osäkerhet om framtiden riskerar att leda till att beställare väljer att skjuta bygg- och anläggningsprojekt på framtiden. Samtidigt är det i dessa tider av största vikt att offentliga beställare (upphandlande myndigheter) fortsätter med sina planerade bygg- och anläggningsprojekt. Detta för att upprätthålla viktiga samhällsfunktioner, hålla näringslivet och arbetsmarknaden igång samt för att vår bransch fortsatt ska stå stark när denna svåra tid har passerat.

Nedan ges information om vad som gäller vid offentlig upphandling och ett antal tips till er som anbudsgivare kring vad som är viktigt att tänka på och hur ni kan agera om ni ska lämna anbud inom snar framtid eller just har gjort detta. Många upphandlande myndigheter jobbar just nu med att ta fram åtgärder som ska underlätta för leverantörer. Era inspel direkt till myndigheterna kan vara ett värdefullt hjälpmedel för att hitta de mest effektiva åtgärderna.

Notera att nedanstående tips i de allra flesta fall bygger på frivillighet och inte på absoluta rättigheter.

Under anbudstiden

Kommunikation med upphandlande myndighet (frågor och svar)

En upphandlande myndighet ska som utgångspunkt, på begäran av en leverantör, lämna kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten. Upplysningarna ska lämnas skriftligen till alla leverantörer som deltar i upphandlingsförfarandet. Normalt innehåller förfrågningsunderlaget information om hur kommunikationen avseende frågor och svar ska gå till. Ofta ska det ske genom att frågorna och svaren publiceras i den databas som myndigheten använder för upphandlingen. Vår rekommendation är att ni i första hand kommunicerar på det sätt som angetts i förfrågningsunderlaget. Det är också på det sättet som myndigheten kommer besvara frågor från andra anbudsgivare. Observera att huvudregeln är att frågor och svar ska ”stängas” senast sex dagar innan sista anbudsdag.

  • Använd frågor och svar för att försöka påverka den upphandlande myndigheten att justera förfrågningsunderlaget på ett sätt som underlättar för er som leverantör att lämna anbud.
  • Kom ihåg att angivna tider och krav gäller till dess att den upphandlande myndigheten meddelat annat, även om ni bett att den upphandlande myndigheten ska justera dessa. 

Förlängd anbudstid

Så länge som det är förenligt med de grundläggande upphandlingsprinciperna kan den upphandlande myndigheten vid behov förlänga anbudstiden. Myndighetens skyldighet att förlänga anbudstider är begränsad. Men myndigheten har ett intresse av att få in konkurrenskraftiga anbud, varför det kan finnas visst utrymme att påverka anbudstiden.

  • Be den upphandlande myndigheten om förlängd anbudstid om ni är behov av detta och gör det så snart som möjligt. Ange skälet till att ni önskar förlängd tid, t.ex. att flera av era medarbetare som krävs för att ta fram ett genomarbetat anbud är sjuka eller hemma i karantän. För att underlätta för den upphandlande myndigheten kan ni också föreslå ett för er lämpligt datum.

Krav

De krav som den upphandlande myndigheten ställer måste vara kopplade till entreprenaden som upphandlas och relevanta för att avtalet ska kunna tilldelas. Enligt proportionalitetsprincipen ska myndigheten inte ställa andra eller högre krav än vad som är nödvändigt för att uppnå syftet med kraven.

  • Kontrollera att ställda krav fortfarande är relevanta utifrån rådande läge och om inte, påtala detta för den upphandlande myndigheten.

Färdigställandetider

Läs igenom handlingarna avseende kontraktstiden och eventuella deltider. Om det inte under entreprenadtiden uppstår rätt till tidsförlängning på grund av t.ex. ÄTA-arbete eller hinder ska entreprenaden vara färdigställd inom de angivna tiderna. Inte sällan utgår det ett förseningsvite om entreprenaden inte är färdig i tid.

  • Kontrollera att angivna tider är rimliga utifrån rådande läge och om inte, påtala detta för den upphandlande myndigheten.

Ersättning och betalning

Läs igenom kontraktsvillkoren noga vad gäller rätten till ersättning och betalning. Entreprenadkontrakt innehåller sällan bestämmelser som ger part rätt att under entreprenadtiden kräva att betalningsplan eller övriga betalningsvillkor ska ändras. Prestationsbundna betalningsplaner med stora betalningsposter långt fram i tiden kan leda till likviditetsbrist, särskilt om arbetena tillfälligt måste avbrytas eller om framdriften av olika skäl fördröjs.

  • Kontrollera att betalningsplan och övriga betalningsvillkor är rimliga utifrån rådande läge och om inte, påtala detta för den upphandlande myndigheten.
  • För uppdrag som omgående kräver större utlägg, t.ex. i form av utlägg för material och maskiner, be den upphandlande myndigheten om att acceptera förskottsfakturering.

Anbudets giltighetstid

Då även upphandlande myndigheter påverkas av rådande situation är det mycket möjligt att de kommer ha långa giltighetstider för anbud så att myndigheter hinner utvärdera dessa och tilldela kontrakt. Det är viktigt att komma ihåg att ni är bundna av era anbud under hela den angivna giltighetstiden.

  • Fundera på om angiven giltighetstid är rimlig utifrån ert perspektiv och risken för att det kan ske oförutsedda händelser som påverkar er möjlighet att leverera.
  • Om giltighetstiden upplevs för lång be den upphandlande myndigheten att ändra detta.

Referenser

  • Fundera över eventuella tillgänglighetskrav för referenspersoner. Dessa kan vara sjuka eller frånvarande i högre grad än normalt och därför svåra att nå.

Redan inlämnade anbud

Ett redan inlämnat anbud är bindande under hela anbudets giltighetstid. Läs igenom anbudet igen utifrån nuvarande situation och kontakta den upphandlande myndigheten om de förutsättningar som låg till grund för ert anbud förändrats radikalt. För en konstruktiv dialog med myndigheten och föreslå eventuella åtgärder även om era rättigheter och myndighetens möjligheter i denna del är begränsade.

I dessa tider kan också myndigheten tillfråga er om förlängning av anbudets giltighetstid. Ni är inte skyldiga att acceptera detta. Normalt ska samtliga anbudslämnare tillfrågas. Det finns dock inte något krav på att samtliga anbudsgivare ska acceptera en förlängning för att det ska vara möjligt att slutföra upphandlingen.

Mer information finns också på Upphandlingsmyndighetens hemsida. Av naturliga skäl tycks dock fokus hos myndigheten för närvarande ligga på frågor kring framförallt medicinsk utrustning och material samt förenklingar kopplat till sådana inköp för äldre- och sjukvården.

upphandlingsmyndigheten.se/