Hållbarhetsredovisning

Hållbarhetsrapportering omfattar frågor rörande miljö, sociala förhållanden, personal, respekt för mänskliga rättigheter och motverkande av korruption. Sedan 2016 måste större företag hållbarhetsrapportera. Även mindre företag har nytta av att göra en genomgång av sin verksamhet utifrån hållbarhetsperspektiv. Här finns verktyg och material för att upprätta en hållbarhetsredovisning.

Guider och hjälpmedel

Frågor och svar

Varför en lag?

Bestämmelserna har sin grund i en ändring av EU:s redovisningsdirektiv (Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/95/EU om ändring av direktiv 2013/34/EU vad gäller vissa stora företags och koncerners tillhandahållande av icke-finansiell information och upplysningar om mångfaldspolicy). Den svenska lagstiftaren har dock valt att gå längre och har låtit fler företag omfattas av regleringen än vad som följer av EU:s minimikrav. 

Exakt vilka hållbarhetsupplysningar ska ingå i rapporten? Hur omfattande är upplysningsskyldigheten?

Ett företag ska lämna de hållbarhetsupplysningar som behövs för förståelsen av företagets utveckling, ställning och resultat och konsekvenserna av verksamheten. Det framgår av förarbetena att omfattningen av upplysningsskyldigheten ska avgöras med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet och vad som är relevant. Verksamhetens art ska tillmätas stor betydelse i bedömningen. 

Varje företag måste alltså själv göra en bedömning och ett urval av de hållbarhetsupplysningar som är relevanta att lämna. Bedömningen ska göras med utgångspunkt i vad som kan antas vara relevant för företagets intressenter.

Exempel på faktorer som kan ha betydelse för urvalet är: 

  • Företagets storlek
  • Branschtillhörighet
  • Underleverantörer och andra affärsförbindelser
  • Antal anställda
  • Produkter och tjänster
  • Internationell verksamhet
  • Marknadsnärvaro

Finns det någon svensk normgivning som specificerar lagkraven?

Nej, det finns inte några svenska normer för hållbarhetsrapportering. 

Bokföringsnämnden är regeringens expertmyndighet på redovisningsområdet. De har i uppgift att ge ut allmänna råd och är uttolkare av god redovisningssed i Sverige. Bokföringsnämndens vägledning om årsredovisning och koncernredovisning K3 innehåller ännu så länge inte några allmänna råd om hållbarhetsrapport. K3 förväntas uppdateras med anledning av lagändringarna under 2017. 

Finns det några skillnader mellan EU-direktivet om hållbarhetsrapportering och den svenska lagen?

EU:s medlemsstater är skyldiga att genomföra EU-direktiv i den nationella lagstiftningen. I Sverige har direktivet gett upphov till nya bestämmelser i årsredovisningslagen som ska följas av svenska företag. Därför räcker det med att läsa den svenska lagstiftningen för att uppfylla direktivets krav. 

Medlemsstaterna kan om de så vill utöka direktivets bestämmelser om hållbarhetsrapport. I Sverige har regeringen valt att utöka kravet på hållbarhetsrapport till att omfatta betydligt fler företag än vad som följer av direktivet.  

Goda exempel på hållbarhetsredovisning

FAR, branschorganisation för redovisningskonsulter, revisorer och rådgivare, korar varje år årets bästa hållbarhetsredovisning.

Här kan ni se vad FAR anser utmärker en bra rapport. FAR har också publicerat en FAQ om hållbarhetsredovisning enligt ÅRL.

Hur långt i värdekedjan ska riskbedömningen sträcka sig?

Det finns inte någon egentlig gräns för hur omfattande den analys av konsekvenser av företagets verksamhet som ska ligga till grund för riskbedömningen och de hållbarhetsupplysningar som bör lämnas ska vara. Det framgår av förarbetena att risker för negativa konsekvenser kan uppstå genom företagets egna verksamhet eller vara kopplade till dessa aktiviteter. När det är relevant ska upplysningar om förväntade negativa effekter kopplade till företagets affärsförbindelser (inklusive underleverantörer), produkter och tjänster beaktas. 

Vid bedömningen om en risk är relevant bör det sakliga sambandet mellan identifierade konsekvenser och företagets verksamhet beaktas. Ett företag bör även med utgångspunkt i den egna situationen göra en avvägning av relevanta risker och vad som är möjligt att rapportera om. Eventuella hinder för att ta fram information som bedöms vara relevant men som av olika skäl inte går att ta fram bör anges. 

Hur ska affärsmodellen beskrivas?

Årsredovisningen innehåller i många fall redan en beskrivning av företagets verksamhet, inbegripet affärsmodellen. Den information om affärsmodell som lämnas i hållbarhetsrapporten kan vara kortfattad och hänvisa till en beskrivning på ett annat ställe i årsredovisningen. 

Enligt förarbetena till den nya lagen bör beskrivningen av företagets affärsmodell ”naturligen relatera till aktuella hållbarhetsfrågor”.

Hur ska man rapportera om resultatet av en policy?

För att kunna rapportera om resultatet av en policy måste företaget kontinuerligt följa upp och analysera hur den tillämpade policyn efterlevs och vilken verkan den har. Det omfattar även en redogörelse för de åtgärder som vidtagits med anledning av policyn. 

Ett exempel på personalområdet är att rapportera om en årlig arbetsmiljöenkät som riktar sig till företagets personal och de åtgärder som vidtagits med anledning av resultatet av enkäten. 

Kan hållbarhetsrapporten ingå i årsredovisningen?

Ja. Huvudregeln är att hållbarhetsrapporten ingår i årsredovisningen som en del av förvaltningsberättelsen.

Kan man avstå från att lämna upplysningar?

Ett företag kan inte helt avstå från att lämna hållbarhetsrapport av affärsmässiga skäl. Upplysningar om förestående utveckling eller frågor som är under förhandling om ett offentliggörande kan dock utelämnas om de kan antas skada företagets marknadsposition allvarligt. Ett sådant utelämnande får inte hindra förståelsen av företagets utveckling, ställning eller resultat eller konsekvenserna av dess verksamhet. 

Kontrolleras hållbarhetsrapporten på något annat sätt än av revisorn?

Nej. Utöver revisorns kontroll av om hållbarhetsrapporten har upprättats görs ingen annan uppföljning av om lagens krav har följts. Registreringsmyndigheten för aktiebolag Bolagsverket gör i vissa fall en avstämning av att alla delar av årsredovisningen har skickats in och att den är undertecknad. I den del något saknas anses årsredovisningen inte inskickad. Bolaget får då betala en förseningsavgift.

Mitt företag saknar policy i en hållbarhetsfråga, måste vi införa en?

Ett företag kan välja att inte ha någon policy i en eller flera hållbarhetsfrågor. Företaget ska i så fall tydligt ange skälen för det i hållbarhetsrapporten. Med skäl avses företagets motivering till att inte tillämpa någon policy. Motiveringen antas utgå från de överväganden som görs i fråga om bedömningen av risker i verksamheten. Ett företag som bedömer att det inte finns väsentliga risker för korruption kopplade till verksamheten kan exempelvis välja att inte ha någon policy i den frågan. Den motivering som lämnas bör knyta an till riskbedömningen. 

Även om företaget inte har någon policy i en hållbarhetsfråga kan det finnas centrala resultat-indikatorer kopplade till den frågan. En motivering till avsaknad av policy kan underbyggas av centrala resultatindikatorer. 

När ska hållbarhetsrapporten vara klar?

Hållbarhetsrapporten ska offentliggöras inom samma tidsfrist som årsredovisningen. I ett aktiebolag måste hållbarhetsrapporten vara färdig när årsredovisningen ska överlämnas till revisorerna, dvs. sex veckor innan ordinarie bolagsstämma. 

För hållbarhetsrapporter som upprättas separat gäller samma tidsfrister som för hållbarhetsrapport som ingår i årsredovisningen. 

Ska ett dotter­företag som ingår i en koncern upprätta hållbarhetsrapport?

Ett dotterföretag som ingår i en koncern behöver inte upprätta hållbarhetsrapport om den rapport som upprättas för koncernen uppfyller lagens krav. 

Ett dotterföretag som inte upprättar hållbarhetsrapport ska upplysa om det i en not till års-redovisningen. I noten ska uppgifter lämnas om namn, organisationsnummer och säte för det överordnade moderföretag som upprättar hållbarhetsrapport för koncernen. 

För dotterföretag till moderföretag från tredje land (dvs. moderföretag som har sitt säte utanför EES) bör säkerställa att den rapport som upprättas på koncernnivå uppfyller de krav som den svenska lagen (EU-direktivet) ställer. Om hållbarhetsrapporten för koncernen inte uppfyller dessa krav måste en individuell hållbarhetsrapport upprättas för dotterföretaget. 

Ska hållbarhetsinformation ingå i delårsrapporteringen?

Nej. Det finns inte något krav på att lämna hållbarhetsinformation på delårsbasis. 

Ska hållbarhetsrapporten granskas av revisorn?

Nej. Revisorn ska endast lämna ett uttalande om att hållbarhetsrapporten har upprättats eller inte. För att ett sådant uttalande ska kunna lämnas måste revisorn utföra en kontroll. Innebörden av kontrollen har lämnats till självregleringen. Det innebär att revisorsorganisationen FAR ska ta fram riktlinjer för kontroll av att en hållbarhetsrapport har upprättats. Kravet på kontroll av revisorn liknar det som idag gäller ifråga om den bolagsstyrningsrapport som ska ingå i förvaltningsberättelsen i noterade företag. 

Reglerna om revisorns kontroll av hållbarhetsrapporten gäller oavsett om den upprättas som en separat rapport eller som en del av årsredovisningen. Om rapporten upprättas separat ska revisorns yttrande i fråga om kontrollen fogas till rapporten. 

Ska hållbarhetsrapporten undertecknas?

En hållbarhetsrapport som ingår i årsredovisningen undertecknas som en del av årsredovisningen av samtliga styrelseledamöter och den verkställande direktören (i den mån företaget är ett aktiebolag). En hållbarhetsrapport som upprättas separat behöver inte undertecknas. 

Uppfyller man lagkraven om man upprättar hållbarhetsrapport i enlighet med GRI G4?

Vare sig den svenska lagstiftaren eller EU Kommissionen har uttalat sig om att en hållbarhetsrapport som upprättas i enlighet med GRI G4 uppfyller direktivets/lagens krav. 

Den terminologi som används i GRI G4 motsvarar inte direkt den terminologi som används i lagen. GRI G4 täcker dock in de hållbarhetsfrågor som företag ska rapportera om enligt lagen, dvs. miljö, personal och sociala frågor, mänskliga rättigheter och antikorruption. GRI har dessutom själva på sin hemsida gjort bedömningen att en hållbarhetsrapport upprättad i enlighet med GRI G4 motsvarar de krav som ställs i direktivet. 

Vad gäller i andra EU-länder?

Medlemsstaterna kan om de så vill utöka direktivets bestämmelser om hållbarhetsrapport. Eftersom implementeringen av direktivet fortfarande pågår vet vi ännu så länge lite om hur andra medlemsstater valt att genomföra bestämmelserna. Svenska företag med dotterföretag med säte i andra EU-länder bör göra en kartläggning av vad som gäller i de länder där koncernen är etablerad. 

Vad innebär sociala och personalrelaterade frågor?

I förarbetena till lagen anges ett antal exempel på vad uppgifterna om sociala och personal-relaterade frågor kan innehålla information om, till exempel:

  • Jämställdhet
  • Tillämpning av Internationella arbetsorganisationens konventioner
  • Arbetsvillkor
  • Social dialog
  • Information och samråd med arbetstagare
  • Hälsa och säkerhet på arbetsplatsen
  • Dialog med lokala grupper
  • Åtgärder för att säkerställa skydd och utveckling av lokala grupper

Om företaget har tillämpat särskilda riktlinjer vid upprättandet av rapporten (exempelvis GRI) ska det anges. 

Om företaget inte tillämpar någon policy i en eller flera av de fyra frågorna ska skälen för detta beskrivas.

Vad menas med policy i hållbarhetsfrågor? Finns det några exempel på policies?

En policy kan beskrivas som de grundprinciper som gäller för företagets handlande. 

Även om ett företag inte tagit fram någon egen företagsspecifik policy kan de befintliga avtal, standarder och överenskommelser som följs beskrivas. Ett exempel på området personal kan exempelvis vara de kollektivavtal som företaget ingått och som omfattar anställda. Ett annat exempel är standarden för Miljöledningssystem ISO 14001. FN Global Compact är ett exempel på en internationell överenskommelse på hållbarhetsområdet.

Vad omfattas av hållbarhetsfrågan miljö?

Uppgifterna om miljö omfattar aktuella och förutsägbara konsekvenser av företagets verksamhet på miljön och på hälsa och säkerhet. 

I förarbetena till lagen lämnas ett antal exempel på vad de uppgifter om miljö som lämnas i hållbarhetsrapporten kan innehålla information om:

  • Användning av energi från förnybara och icke-förnybara källor
  • Växthusgasutsläpp
  • Vattenanvändning
  • Luftföroreningar
  • Användning av mark
  • Klimatpåverkan

Det framgår av förarbetena att företag i sin rapportering bör förhålla sig till beslutade hållbarhets-mål, exempelvis de av riksdagen beslutade miljökvalitetsmålen och generationsmålet. 

Vad ska hållbarhetsrapporten innehålla?

Hållbarhetsrapporten ska innehålla s.k. hållbarhetsupplysningar. Upplysningar ska lämnas i frågor som rör följande fyra områden: 

  1. Miljö
  2. Sociala förhållanden och personal
  3. Respekt för mänskliga rättigheter
  4. Motverkande av korruption 

I rapporten ska följande anges/beskrivas: 

  1. Företagets affärsmodell.
  2. Den policy som företaget tillämpar i de fyra frågorna, inklusive de granskningsförfaranden som har genomförts.
  3. Resultatet av den policy som tillämpas i frågorna.
  4. De väsentliga risker som rör frågorna.
  5. Hur företaget hanterar riskerna.
  6. Centrala resultatindikatorer som är relevanta för verksamheten.

När det är lämpligt ska rapporten hänvisa till och förklara de belopp som tas upp i andra delar av årsredovisningen. 

Vad ska revisorn yttra sig om?

Revisorn ska uttala sig om att hållbarhetsrapporten har upprättats eller inte. Om rapporten upprättas separat ska revisorns yttrande i fråga om kontrollen fogas till rapporten. 

Vad är en central resultatindikator?

Med resultatindikatorer avses i regel någon form av kvantifierade uppgifter av icke-finansiell natur som är relevanta för verksamheten. De kan jämföras med de finansiella nyckeltal som ofta lämnas i årsredovisningen. Kvantifierade uppgifter kopplade till utveckling, ställning och resultat gör det lättare att följa verksamheten över tid. De kan också göra det möjligt att jämföra olika företag med varandra. Det finns dock inte något generellt krav på att sifferupplysningar ska lämnas i hållbarhetsrapporten. 

Resultatindikatorerna kan visa mål och resultat i fråga om utsläpp, avfall och energianvändning. Det kan exempelvis röra sig om koldioxidutsläpp för elförbrukning, transporter och tjänsteresor. För ett tillverkningsföretag kan de vara andelen förnybart förpackningsmaterial. Även urvalet av leverantörer och avtalspartner baserat på hållbarhetsaspekter kan vara en central resultatindikator. Exempel på personalområdet är arbetsskadefrekvens och personalomsättning. 

Ett företag kan ha en central resultatindikator även på områden där det inte finns någon policy. 

Vad är ett granskningsförfarande och hur kan det beskrivas?

I den engelska versionen av direktivet används begreppet due diligence-granskning. I Sverige brukar det användas för att beteckna den företagsbesiktning som görs inför exempelvis en överlåtelse. I det här sammanhanget avses med granskningsförfarande de styrmedel, rutiner och system företaget tillämpar för att kontrollera och följa upp att de policies som tillämpas på hållbarhetsområdet följs. 

Informationen om granskningsförfaranden bör när det är relevant innehålla information om de åtgärder som vidtas för att granska leverantörs- och underleverantörskedjor så att identifiera, förebygga och mildra faktiska och potentiella negativa konsekvenser. Informationen kan exempelvis beskriva hur företaget undersöker och följer upp miljöfrågor och arbetsförhållanden hos leverantörer eller affärspartners. 

Var ska hållbarhetsrapporten offentliggöras?

Hållbarhetsrapporten ingår som en del av förvaltningsberättelsen i årsredovisningen och ska offentliggöras tillsammans med och på samma sätt som årsredovisningen. 

Ett företag kan även välja att upprätta och offentliggöra hållbarhetsrapporten som en separat rapport skild från årsredovisningen. Detta ska i så fall anges i förvaltningsberättelsen i års-redovisningen. 

Var är lagreglerna införda?

Kraven på hållbarhetsrapportering är införda i årsredovisningslagen (ÅRL). Där ingår sedan tidigare bestämmelser om den information som ska framgå av företags finansiella rapportering. 

Vem ansvarar för hållbarhetsrapporten?

Ansvarig för upprättande av hållbarhetsrapporten är företagets ledningsorgan. Vem eller vilka som utgör företagets ledningsorgan beror på associationsformen. 

Vilka företag är skyldiga att upprätta hållbarhetsrapport?

Företag som uppfyller mer än ett av följande villkor ska upprätta hållbarhetsrapport: 

  1. Medelantalet anställda har under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren överstigit 250.
  2. Balansomslutningen har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 175 miljoner kronor.
  3. Nettoomsättningen har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 350 miljoner kronor.

Villkoren avser den legala enheten och hämtas ur årsredovisningen. 

Undantag: Dotterföretag som omfattas av en hållbarhetsrapport för koncernen som är upprättad i  enlighet med lagens krav. 

Vilka riktlinjer finns det för hållbarhetsrapportering?

Det finns några icke-bindande regelverk för hållbarhetsrapportering. Exempel är EU:s miljölednings- och revisionsordning (Emas), FN:s Global Compact-initiativ, ISO 26000, Integrated Reporting (IR) och Global Reporting Initiative (GRI). GRI har även branschspecifika manualer, som används tillsammans med grundmanualen. 

Här finns den branschspecifika GRI-manualen för byggsektorn. Vi rekommenderar dock starkt att ni konsulterar egen expertis innan ni påbörjar arbetet med att upprätta en hållbarhetsredovisning. 

EU Kommissionen har ett uppdrag att ta fram icke-bindande riktlinjer för hållbarhetsrapportering enligt direktivet. Det arbetet är ännu inte färdigt (hösten 2016). 

Vilka upplysningar bör lämnas om hantering av risker?

Upplysningar om hantering av risker kan omfatta åtgärder som vidtagits för att förhindra olika negativa konsekvenser av verksamheten. Det kan röra sig om nya arbetsrutiner, utbildningsinsatser, arbetsmiljöprogram, avfallshantering och så vidare.

Vilket språk ska hållbarhetsrapporten upprättas på?

En hållbarhetsrapport som ingår i årsredovisningen ska vara avfattas på svenska. Det finns inte någon språkregel för hållbarhetsrapporter som är upprättade som en separat handling. Enligt förarbetena framstår det dock som ”naturligt” att även en sådan rapport avfattas på svenska. 

Det finns inte heller något språkkrav för en separat rapport som upprättas på koncernnivå. Ett svenskt dotterföretag kan därför tillgodoräkna sig ett utländskt moderbolags hållbarhetsrapport under förutsättning att den uppfyller lagkraven, oavsett vilket språk rapporten är upprättad på.

Är det tillåtet att låta hållbarhetsrapporten omfattas av revisorsgranskning?

Ja. Många företag väljer att låta hållbarhetsrapporten omfattas av s.k. översiktlig granskning. 

Kontakt

Vi ser fram mot ökat samarbete mellan beställare och utförare för att uppnå stora miljövinster, säger Marianne Hedberg, miljöexpert, Byggföretagen.

Marianne Hedberg

Miljöexpert

Tel: +46 8 698 58 36

marianne.hedberg@byggforetagen.se

Birgitta Govén

Energiexpert

Tel: +46 8 698 58 53

birgitta.goven@byggforetagen.se