Från och med januari 2025 behöver du som arbetsgivare lämna uppgifter om frånvaro i samband med arbetsgivardeklarationen. Detta gäller om ersättningen du redovisar har påverkats av frånvaro som kan ge rätt till föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning, till exempel vård av barn (VAB) och föräldraledighet.
De nya kraven innebär att arbetsgivare ska specificera frånvaron på individnivå. Det ska framgå vilket eller vilka datum frånvaron inföll, och om den avsåg hela eller delar av arbetstiden. Omfattningen kan redovisas i timmar eller procent. Det är viktigt att notera att arbetsgivaren endast behöver förhålla sig till den anställdes anmälda orsak och faktiska frånvaro från arbetet. Det finns ingen skyldighet att bedöma om den anställdes uppgifter stämmer eller om den anställde faktiskt har rätt till föräldraersättning.
Frånvaron ska rapporteras för den redovisningsperiod som arbetsgivaravgifter och skatteavdrag påverkas. Till exempel, om frånvaron inträffar i januari och medför ett avdrag på lönen som betalas ut i februari, ska frånvaron redovisas i arbetsgivardeklarationen för februari (dvs i den deklaration som lämnas i mars).
Syftet med regelverket är att motverka bidragsfusk och underlätta kontroller av Försäkringskassan. Därför är det viktigt att du som arbetsgivare är noggrann med att redovisa rätt uppgifter om frånvaro som ger rätt till föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning, samt att specificera datum och omfattning av frånvaron.
Dessa förändringar gäller för utbetalningar som sker från och med januari 2025 och redovisas i arbetsgivardeklarationen som du lämnar in senast den 12 februari.