Ny vägledning för bättre avtalsuppföljning

Bristande avtalsuppföljning är ett av de största problemen inom offentlig upphandling. Krav ställs – men följs inte alltid upp i praktiken. Nu lanserar Byggföretagen tillsammans med LOU-utskottet vid Stockholms Byggmästareförening en ny vägledning för bättre avtalsuppföljning.

Dokumentet bygger på flera års erfarenhetsutbyte mellan entreprenörer och offentliga upphandlare och syftar till att stärka konkurrensen, öka efterlevnaden och förbättra dialogen mellan parterna.

– Vi ser att uppföljningen ofta brister när projekten väl är igång. Då riskerar seriösa företag som planerar att följa kraven att missgynnas, säger Aneta Mattsson, ordförande i LOU-utskottet vid Stockholms Byggmästareförening.

Avtalsuppföljning är ett gemensamt ansvar

I vägledningen lyfts att både beställare och leverantörer har ett ansvar för att säkerställa att avtalade krav faktiskt efterlevs.

– Avtalsuppföljning är ett gemensamt ansvar. Det är lätt att diskussionen ensidigt handlar om upphandlarens ansvar att följa upp krav, men man får inte glömma att leverantörerna också har ett ansvar. Kraven ska inte bara uppfyllas av huvudentreprenören utan även följas upp gentemot underentreprenörer och andra aktörer i projektet som anlitas nedåt i leverantörskedjan, säger Gustav Gonelius, entreprenadjurist på Byggföretagen och sekreterare i utskottet.

Problemen handlar ofta om bristande resurser, otydliga rutiner och osäkerhet kring ansvarsfördelning. Samtidigt beskriver många leverantörer att de upplever att vissa krav i praktiken inte prioriteras eller följs upp alls.

– Det skapar frustration hos företag som investerar i att uppfylla tuffa krav på exempelvis miljö, arbetsvillkor eller kvalitet. Om andra aktörer kan avvika utan konsekvenser påverkas konkurrensen direkt, säger Aneta Mattsson.

Dialog behövs för att få systemen att fungera

Även om vägledningen fokuserar på avtalsuppföljning lyfts dialog fram som en central del för att få uppföljningen att fungera i praktiken.

– Vår erfarenhet är att dialog ofta leder till bättre efterlevnad. När båda parter förstår varför krav ställs och hur de ska följas upp blir det enklare att skapa fungerande projekt. Jag tror också att det är viktigt att beställare tidigt kommunicerar att avtalsuppföljning faktiskt kommer att ske och hur den är tänkt att genomföras, säger Aneta Mattsson.

Ska bidra till fortsatt erfarenhetsutbyte

LOU-utskottet hoppas nu att vägledningen ska användas som underlag för fortsatt dialog i branschen.

– Förhoppningen är att vägledningen ska inspirera till mer dialog och fungera som ett underlag för diskussioner om hur offentlig upphandling kan utvecklas i praktiken – och bidra till sundare konkurrens på marknaden, säger Gustav Gonelius.

Ta del av vägledningen här